Lo que el producto promete

Un cliente puede tener más de una empresa, y cada empresa tiene hechos legales propios: dónde está constituida y qué EIN le asignó el IRS. El equipo necesita registrarlos para poder operar la formación.

El contador que ejecuta una formación y el socio que firma los contratos no necesitan ver lo mismo. Hoy el producto no distingue: existen sólo dos roles, `client` y `staff`, y todo el staff puede todo.

El acceso al panel no se configura por archivo: se otorga desde el producto. Pero hay dos cosas que el producto no deja hacer, porque dejarían a Faro sin forma de administrarse.

La consulta es el único recurso escaso del negocio: hay una agenda finita y cada reserva confirmada la consume.

Un prospecto que pagó la consulta y no firmó es la oportunidad más cara de perder: ya demostró intención y ya pagó. El seguimiento tiene que ocurrir sin trabajo manual.

Mandar el contrato es irreversible desde donde lo ve el cliente: le aparece en el portal para firmarlo y pagarlo. De ahí salen las dos reglas de esta característica.

Antes de salir, el borrador tiene que estar completo: sin alcance el contrato no dice qué se contrató, y sin firmante nadie responde por el estudio. Las dos cosas se piden en la pantalla, antes de tocar al proveedor de firma, para que el equipo se entere de lo que falta al lado del campo que falta.

Después de salir, el precio y el alcance quedan congelados: cambiarlos dejaría el contrato desincronizado del documento que el cliente está por firmar. El nombre es la única excepción y es deliberada: es una etiqueta interna del CRM que no sale impresa en el PDF, así que corregirlo tarde sigue estando permitido.

Quien quiere su LLC antes puede pedir el trámite express por $100 más.

El contrato y el saldo son dos mitades de un mismo acto: nadie queda firmado sin pagar ni pagado sin firmar. Cuando las dos se completan, el prospecto pasa a ser cliente, nace su entidad y aparece el work item con el que el equipo ejecuta la formación.

Con la consulta ya pagada, el equipo genera el contrato desde el lead. El generador es la única pantalla donde se decide qué se contrató y cuánto se cobra.

Dos cosas viajan solas desde el lead y son las que más se rompen sin que nadie se entere: el crédito de la consulta, que ya viene descontado del saldo para que el cliente no pague dos veces los $99 que puso para hablar con nosotros, y el alcance, que se precarga desde el catálogo según el tipo de entidad y la jurisdicción que el lead declaró antes de la llamada.

Todos los importes que se afirman acá los calcula el servidor: el arnés nunca suma de su lado.

El portal guarda la documentación fiscal de cada persona y el panel del equipo, la cartera entera de clientes. Ninguno de los dos se abre por conocer la dirección: quien no ingresó tiene que ingresar primero, y una cuenta de cliente nunca alcanza las pantallas del equipo.

Tener cuenta es la puerta de entrada a todo lo demás: sin cuenta no hay consulta reservada, ni contrato para firmar, ni trámite que seguir. Por eso registrarse tiene que dejar a la persona adentro del portal en un solo paso, y volver con la misma contraseña tiene que devolverla al mismo lugar.

Quien activa el segundo factor está pidiendo que su contraseña sola no alcance. Desde ese momento cada ingreso necesita, además, un código que Faro le manda por mail: una contraseña filtrada ya no abre la cuenta.

Faro le manda un enlace por mail para confirmar la dirección, y otro para fijar una contraseña nueva cuando alguien la olvidó.

Con el contrato firmado y el saldo pagado, lo único que falta para presentar la formación son los datos: los nombres que la persona quiere para su empresa, dónde la constituye, a qué se va a dedicar y quiénes son sus socios. Hasta que eso llega, el equipo no puede avanzar.

El cuestionario pide lo más sensible que Faro llega a guardar: el SSN o ITIN de cada socio y su dirección residencial. El equipo necesita esos datos en claro para presentar la formación, pero el portal del cliente no: una vez cargados, no vuelven a salir por ahí.

Un socio extranjero sin SSN ni ITIN no puede ser dueño de una LLC ante el IRS hasta que tenga uno. Faro lo gestiona como un servicio aparte de $350.

El work item es el trabajo concreto que se prometió en el contrato: para el caso de formación, constituir la LLC. Nace Nuevo cuando el contrato se firma, se trabaja, y termina archivado sin borrarse nunca.

Este es el recorrido completo, de punta a punta, en un solo escenario: la cadena es irrompible —no se puede completar sin haber iniciado, ni archivar sin haber completado— así que partirla en escenarios sueltos obligaría a sembrar por atrás justamente los pasos que se quieren probar.

Las vistas de work items son la bandeja del equipo: Todos es lo que queda por hacer y Archivados es la memoria. Archivar es una vista, no un estado: un work item archivado sigue mostrando en qué terminó —Completado— y agrega que está archivado, en vez de que un rótulo le pise al otro.

Archivado tampoco significa congelado del todo: los datos quedan de sólo lectura, pero pedirle la reseña al cliente es la única acción que sobrevive, y tiene que seguir a mano porque completar es justamente lo que archivó al work item.

La última regla es la asimetría de la espera: un work item que ya lleva siete días esperando información no puede volver a llevar tres, así que bajar sólo se puede pasando otra vez por En curso.

Dar por terminada una formación exige tres cosas al mismo tiempo: que el cliente haya completado su cuestionario, que el estado haya aprobado la presentación y que el IRS haya asignado el EIN. El EIN entra en la lista porque el alcance que el cliente firmó promete la presentación del SS-4: sin eso, lo contratado no está entregado.

Que falte una de las tres no es un error del equipo, es información: el IRS tarda semanas y el work item se queda legítimamente en curso mientras tanto. Por eso lo que se prueba acá no es sólo que el cierre se rechace, sino que el rechazo llegue a la pantalla diciendo cuál de las tres falta.

El sitio público de Faro tiene que estar en pie: es la primera puerta de entrada de cualquier prospecto.